Meldungen verstehen

Wenn sich an den Einstellungen Ihres Microsoft 365 etwas ändert, bekommen Sie eine Meldung. Keine Warnung, kein Alarm — eine Frage. Die Meldungen gehören zum Paket Microsoft 365 betreut: Damit prüfen wir jede Nacht, ob die vereinbarten Schutzfunktionen noch so stehen.

Warum wir nicht einfach zurückdrehen

Der leisere Schaden wiegt schwerer als der laute: Jemand ändert eine Einstellung aus einem guten Grund, wir drehen sie nachts zurück, und am Morgen geht sein Programm nicht mehr — ohne dass jemand weiß, warum.

Deshalb gilt: Wir melden, Sie entscheiden. Drei Einstellungen sind davon ausgenommen, weil ihr Wiedereinschalten niemandem den Tag verdirbt; die stehen in der Meldung dabei.

Die drei Knöpfe

Wieder einschalten. Die Einstellung wird gesetzt, wie sie vereinbart war. Sie sehen im Portal, wann das passiert ist.

So lassen — ist gewollt. Wir fragen nach einem Satz Begründung. Das ist keine Schikane: Eine Ausnahme, die man aufschreiben muss, wird seltener genommen als eine, die man wegklickt — und sie ist prüfbar. Der Satz steht später in Ihrem Monatsnachweis.

Ich weiß es nicht. Der dritte Knopf ist bewusst kleiner und bewusst da. Er reicht die Frage an uns weiter, mit allem Zusammenhang. Sie müssen nichts erklären.

Was danach passiert

Ihre Entscheidung steht im Portal unter Programme & Lizenzen → Microsoft 365 mit Datum — und im monatlichen Nachweis. Dort stehen sechs Zahlen: was steht, was abweicht, was Sie entschieden haben, was wir von selbst wieder eingeschaltet haben, wie viele Personen Verwaltungsrechte haben und wie viele Ausnahmen es gibt.

Wenn Ihre Firma Google Workspace nutzt

Auch bei Google prüfen wir jede Nacht, ob die Schutzfunktionen noch so stehen: ob Gmail verdächtige Anhänge streng prüft, vor unbekannten Links und vor gefälschten Absendern Ihrer Firma warnt, und wie viele Konten alle Rechte haben. Die Meldungen stehen unter Einstellungen → Sicherheit → Abweichungen.

Drei Dinge sind anders als bei Microsoft 365:

• Die erste Nacht misst nur. Was wir beim ersten Mal vorfinden, gilt als Ausgangsstand. Gemeldet wird erst, was sich danach ändert.
• Zurückstellen macht bei Google unsere Technik. Wählen Sie den Knopf zum Zurückstellen, geben wir das an unsere Technik weiter. Im Portal steht dann genau dieser Satz — und die Meldung ist erledigt, sobald die Einstellung wieder steht.
• Die Prüfung braucht eine Freigabe in Google. Fehlt sie, steht unter Einstellungen → Integrationen an der Google-Karte, welche Bereiche fehlen. Über Freigaben ergänzen sehen Sie die vollständige Liste zum Kopieren und können danach gleich prüfen. Bis dahin steht unter Abweichungen, dass die Prüfung noch nicht gemessen hat — nie „Alles steht, wie vereinbart”.

Wie oft kommt so etwas

Selten. Die meisten Nächte vergehen ohne Meldung — dann steht im Portal „Alles steht, wie vereinbart”. Kommt dreimal dieselbe Meldung, schreiben wir sie um: Eine Meldung, die regelmäßig weitergereicht wird, ist schlecht formuliert.